Jak rozwiązać problem drukowania w firmie ?
Najpierw trzeba sobie odpowiedzieć na parę podstawowych pytań. Większość pytań jest prosta np: ile stron miesięcznie drukujemy ? czy potrzebna jest nam drukarka kolorowa ? czy segregujemy wydruki ręcznie ? czy drukujemy w firmie koperty adresowe ? i wiele innych.
Oczekujecie że napiszemy tutaj jaka jest najlepsza drukarka do waszej firmy ?
Niestety nie napiszemy! Drukarkę do firmy dobieramy jak garnitur na miarę, a że każda firma jest unikalna to nie można powiedzieć, że któraś z wybranych drukarek będzie najlepsza dla was.
Niezależnie od odpowiedzi na postawione pytania, obowiązuje jedna złota zasada : nigdy nie kupujemy do firmy drukarki atramentowej ! Oczywiście od tej reguły także są wyjątki, ale dotyczą one zadań w których tylko druk atramentowy ma uzasadnienie. Dziś skupimy się na drukowaniu dla sekretariatu, księgowości, recepcji, działu kadr, działu HR lub marektingu.
I nie ważne co mówią sprzedawcy, drukarka atramentowa w normalnej firmie nie tylko się nie sprawdza, ale generuje koszty wielokrotnie przekraczające koszty druku laserowego. A jeśli jest to tak zwana drukarka budżetowa tzn kosztująca np 200 zł to jest duża szansa że za chwilę się zepsuje.
Sprawa tylko z pozoru wygląda na mało skomplikowaną, bo co w tym trudnego jedziemy do sklepu kupujemy drukarkę, po powrocie instalujemy sterowniki i podłączamy do komputera. I hurra mamy drukarkę w firmie. Ale Pani Joasia z kadr wysyła nam dokumenty do wydrukowania mailem, a Pan Zenon uparcie biega z pendrivem na którym ma jakieś zestawienia które potrzebuje wydrukować na wczoraj. Takie są niestety smutne realia niewielkich polskich firm. W firmach jest sieć, są komputery, czasami spotykamy serwerownię ale dokumenty do wydrukowania wysłane są mailem lub przynoszone na pendrivach. To nie przeszkadza do czasu kiedy okazuje się że czegoś nie zrobimy, bo ktoś chciał coś wydrukować na wczoraj.
Drukarka w firmie musi posiadać jedną podstawową cechę – możliwość pracy autonomicznej. Wszystkie komputery które zostaną do niej przypisane mają mieć możliwość nie tylko drukowania ale też monitorowania parametrów druku. Idealnym rozwiązaniem jest skorzystanie z możliwości które większość lepszych drukarek już posiada np. wysyłanie maila z powiadamianiem o tym że kończy się toner i trzeba go zamówić lub wymienić.
Istotna jest też sprawa związana z dostępem do serwisu. Drukarka to nie tylko toner lub tusz, dodatkowe koszty to cena przeglądu serwisowego i cena części które ulegają zużyciu. A możecie nam wierzyć na słowo w średniej klasy drukarce jest ich sporo. Dlatego serwis powinien być pod ręką, dostępny na telefon i reagujący w krótkim czasie na zgłoszenie.
Jeśli jesteście Państwo zainteresowani optymalizacją drukowania i obiegu dokumentów w firmie zapraszam do kontaktu z nami.
